各学院（部）：

为进一步加强学生学习过程管理，便于学生和家长及时了解学业状况，引导学生科学合理规划学习进程，帮助学生顺利完成学业，根据学校相关文件精神，现就做好学业警示工作通知如下：

一、警示对象及依据

        1.警示对象

（1）延长学习年限警示：达到延长学习年限警示条件的在校普通本科生；

（2）退学警示：在最长学习年限后四个学期中达到退学警示条件的在校普通本科生。

2.警示依据

《长江大学普通本科生学业警示实施办法》第五条

二、工作流程及时间安排

三、归档要求

各学院（部）需要将以下材料存档保存：

1.《长江大学学业警示通知单》存根联

2.《长江大学学业警示学生谈话记录表》

3.《长江大学学业警示通知单》（家长回执）以及向家长送达相关警示材料的凭证

4.《长江大学学业警示家长谈话记录表》

5.  其它相关材料 

四、相关说明及要求

1.高度重视工作。学业警示和学籍处理政策性强、涉及面广，事关学生切身利益和优良学风建设，各学院（部）应高度重视、认真组织，教学、学工联动，责任到人，做到“零差错”。要严格按照学校相关文件开展工作，学校将学业警示工作纳入教学常规指标考核，教务处负责对学业警示的效果进行检查。

2.加强组织领导。各学院（部）要成立由院长或书记为组长，教学院长和学工副书记为副组长，教学办和学工办具体工作人员为组员的工作领导小组，具体负责学院（部）学业警示工作。各学院（部）要制定工作方案并认真落实，相关材料要归档保存，学校届时将对此项工作落实情况进行检查。

3.加强过程管理。各学院（部）要建立学生学业警示和帮扶档案，不定期与有过学业警示的学生进行谈话，了解其学习情况，每学期不少于两次，填写《长江大学学业警示学生谈话记录表》。对学生进行动态管理，加强帮扶教育，督促学生完成学习任务。要把握学习困难学生的学习状态，特别是延长学制学生、转专业学生、退伍复学学生和少数民族学生的学习情况，做到及时加强沟通，帮助其制定学业规划，形成“一帮一”的学习帮扶模式。

4.加强台账管理。对受到学业警示的学生，学院（部）应采取电话、短信、微信、电子邮件和信件（一律采用EMS，留存邮寄证明）方式告知学生及家长，必须要有家长回复并妥善保存。受疫情影响，家长不能来校就警示学生的学业情况进行面谈的，学院（部）采取各种线上方式联系家长，汇报学生学业情况，填写《长江大学学业警示家长谈话记录表》，真实记录谈话内容、时间、地点（方式）、辅导员及证明人签名。对拒不签字或因其他原因无法签字的，学院（部）要做好处理结果告之（联系过程记录、经办人、旁证人签字、学院（部）盖章）或材料送达过程的书面记录，确保学生家长知晓学生学业情况，提醒家长及时对孩子进行教育，配合学校督促学生努力完成学业，并根据与学生和家长的谈话，认真做好谈话记录。相关材料及时存档，切实做好档案台账管理工作。

5.加强政策宣传。学业警示不属于纪律处分，不记入学生档案，目的是督促学生能尽快调整学习方式、方法，做好学业规划，确保完成学业，各学院（部）要耐心细致地做好学生的解释工作和思想教育工作，维护学校正常教育教学秩序，确保和谐稳定。

附件：

1. 受学业警示学生情况统计表

2. 长江大学学业警示通知单

3. 长江大学学业警示学生谈话记录表

4. 长江大学学业警示家长谈话记录表

                5.《长江大学普通本科生学业警示实施办法》

教务处  学生工作部（处）

2022年3月21日